Firma- og udbudsadministrator

1. Hvad er byggeprojekt.dk	9. Inviter bruger til projektet	17. Logfiler
2. Opbygning af byggeprojekt.dk	10. Seneste uploadede filer	18. Notifikationer
3. Opret projekt, mappe m.m.	11. Gruppeadministration	19. Mine projekter
4. Upload	12. Mapperettigheder for grupper	20. Avanceret søgning
5. Metadata og filversionering	13. Firmaprofil	21. Vis mappestruktur
6. Udbud	14. Min profil	22. Vejledninger
7. Download	15. Login og password
8. Send filer til printudbyder	16. Glemt password

1. Hvad er byggeprojekt.dk

Byggeprojekt.dk er en internetbaseret projektweb til udveksling af byggeinformationer og dokumentation lige fra udbud til aflevering.

Med byggeprojekt.dk bliver alle informationer samlet på et sted. Dermed sikres hurtig og nem adgang til alle tegninger og øvrige projektdokumenter på tværs af faggrupper.

Fordelene ved brug af byggeprojekt.dk er bl.a.

• Nem og hurtig adgang til alle tegninger og øvrige projektdokumenter i alle byggeriets faser
• Kvalitetssikring - der arbejdes altid med nyeste tegningsversion
• E-mail besked til brugerne ved upload af nye registrerede filer
• Alle projektdata er samlet på et sted ved projektafslutning
• Online support og løbende udvikling af projektwebben
• Registrering af filhistorik og backup

Hvad kræver det?

Det eneste, det kræver, er en internetopkobling. Det sikrer, at man altid kan opdateres med de seneste projektinformationer – selv når man er på farten.

2. Opbygningen af byggeprojekt.dk - Firma administrator

Hovedmenu findes yderst til venstre: Brugeradministration, Gruppeadministration, Firmaprofil, Min profil, Logfiler, Notifikationer

Projekterne er opbygget som almindelig filsystem med en mappestruktur til venstre, samt filoverblikket i højre side af skærmbilledet.

Mappestruktur (pil ► angiver at der er undermapper)

Mappestrukturen er genkendelig, idet den er bygget op som i Microsoft Windows.

Den sorte pil [►] til venstre for mappen angiver, at der er underliggende mapper. Ved klik på pilen folder underliggende mapper sig ud.

Med et enkelt klik på den sorte pil ud for hovedmappen folder hele mappen sig sammen igen.

Vælg mappe og indholdet af denne fremgår i vinduets højre side, hvor filerne findes.

Brug højre-klik menu i mapper og filer *

Brug højre-klik for genvej til menuer for projektnavn, mappestruktur og filområdet.

Følgende kommandoer er tilgængelige i højre-klik menu ved klik på projektnavnet:

1. Download
2. Send projekt til print
3. Udbud
4. Inviter bruger til projektet
5. Vis projekt profil
6. Projektets brugere
7. Vis mappestruktur
8. Slet projekt

Følgende kommandoer er tilgængelige i højre-klik menu ved klik på mappen:

1. Download
2. Send mappen til print
3. Upload flere filer
4. Vis mappe rettigheder for grupper
5. Tilføj ny mappe
6. Slet mappe

Følgende kommandoer er tilgængelige i højre-klik menu ved klik på filer:

1. Download
2. Send valgte filer til print
3. Upload flere filer
4. Upload fil
5. Slet fil
6. Rediger metadata
7. Del valgte filer
8. Opdater filområde
9. Vis som miniature galleri
10. Vis ikoner

* Højre-klik på Mac/Apple:

Apples mus har ikke knapper, som de fleste mus til Linux og Windows. Tryk på "ctrl" og museknappen samtidigt, med mindre du har en Mighty Mouse. På nyere bærbare kan du højre-klikke ved at trykke på touchpadden med 2 fingre samtidig med, at du trykker på knappen. Alternativt kan man holde museknappen nede i et stykke tid, hvorefter højreklik menuen bliver vist.

3. Opret projekt, mappe m.m.

For at kunne oprette et projekt skal brugeren have rollen som firmaadministrator.

Med et projekt på byggeprojekt.dk kan mange forskellige aktører tilgå dokumenter på en nem, hurtig og overskuelig måde. Er et projekt oprettet kan det endvidere anvendes til brug for digital udbud samt tilbudsgivning. Hertil kræver dog rettigheder til byggeprojekt.dk´s udbudsmodul.

Opret projekt og mappe

1. Klik på ikonet  Opret projekt

2. Navngiv projekt og angiv max. antallet af brugere på projektet. Sæt flueben ved Deaktiver udbud, hvis digitalt udbud ikke ønskes.

3. Klik på projektnavnet og Opret ny mappe ved brug af  eller anvend genvejsmenu. Navngiv mappen

4. Klik OK

5. Herefter kan upload af dokumenter begynde i mappen eller oprettelses af flere mapper og undermapper.

Slet projekt

1. Vælg det pågældende projekt
2. Anvend genvejsmenu og højre-klik på projektet Slet projekt
3. Vil du slette valgte projekt? JA eller NEJ. Handlingen kan ikke fortrydes!
4. Bekræft sletning JA

Omdøb mappe

1. Vælg den pågældende Mappe i mappestrukturen
2. Klik på ikonet  rediger mappe
3. Angiv mappens nye navn
4. Klik OK

Slet mappe

1. Vælg den pågældende Mappe i mappestrukturen
2. Klik på ikonet  Slet mappe
3. Vil du slette valgte mappe? JA eller NEJ. Handlingen kan ikke fortrydes!
4. Bekræft sletning JA

Projekt profil

 Her ses projektnavn, projektets brugerbegrænsning og deaktiver udbud

Det er muligt at ændre projektnavn.

4. Upload

Du kan enten vælge at uploade hele mappestrukturen eller at uploade enkelte filer.

Vælg hvilken type upload, der ønskes (Individuelt), men det anbefales at bruge upload af flere filer i højreklik menuen.

 Upload af hele mappestruktur

Bemærk: Hvis du vælger at uploade en enkelt mappe, så uploades også underliggende mapper, hvilket gør det enkelt at uploade hele mappestrukturen fra den enkelte brugers lokale enhed med kun få klik med musen. Det er derfor ikke nødvendigt at oprette mapperne manuelt i byggeprojekt.dk, men blot uploade mappestrukturen.

1. Vælg mappen, du ønsker at uploade i

2. Højre klik og genvejsmenu fremkommer

3. Vælg Upload flere filer i menuen

4. En indbygget Java upload applet fremkommer på skærmen. Hav tillid og installer denne sikre enhed fra byggeprojekt.dk, hvis du ikke har Java installeret i forvejen

5. Vælg Søg. Find og marker ønskede mappe(r) eller fil(er)

6. Vælg Open Valgte filer fremgår nu i upload modulet. Du kan vælge at fjerne alle eller valgte filer, hvis filer er fejlvalgt

7. Vælg Upload. (VIGTIGT. Afbryd ikke upload processen, men vent venligst til systemet er 100 % færdig )

8. Herefter fremkommer Metadata* redigerings vindue. Indtast korrekte metadata til de enkelte filer. De indtastede metadata fremgår som filens egenskaber i filområdet.

9. Vælg OK for at registrere indtastede data til systemet

*Metadata (data om data) fremgår i filens egenskaber: Ved indtastning af metadata er det muligt at kopiere øverste linie ned til øvrige dokumenter. (vælg fx. revisions datoen og kopier ned ved brug af pilen i bunden af kolonnen.

Beskrivelse: [manuel indtastning]
Revisionsnr.:[manuel indtastning]
Revisionsdato:[manuel indtastning]
Format: [manuel indtastning]
Målestok: [manuel indtastning]

Med særlige rettigheder kan Metadata endvidere tilgås ved brug af filområdets højre-klik menu. Marker ønskede filer og vælg Rediger metadata

5. Metadata og filversionering

Under filens egenskaber og metadata kan andre versioner af den valgte fil vælges. Ved valg af en tidligere filversion end den gældende ændres filens ikon sig til dette  . Efter at have valgt en tidligere filversion kan denne åbnes, downloades eller sendes til print. Det er muligt at vælge flere forskellige filversioner på flere filer samtidigt.

 Metadata

Følgende metadata (data om data) fremgår i filens egenskaber:

Filnavn: [automatisk genereret]
Emne: [manuel indtastning]
Nuværende version: [automatisk genereret]
Format: [manuel indtastning]
Målestok: [manuel indtastning]
Projekt: [automatisk genereret]
Revisionsnr.:[manuel indtastning]
Revisionsdato:[manuel indtastning]
Upload dato: [automatisk genereret]
Størrelse: [automatisk genereret]

Metadata kan endvidere tilgås ved brug af filområdets højre-klik menu. Marker ønskede filer og vælg Rediger metadata

 Filversionering ved upload af filer

Byggeprojekt.dk´s versionsstyring af filarkivet tillader en fil at eksistere i flere versioner på samme tid. Der er således en form for revisions kontrol. Filversioneringen er det grundlæggende og bærende princip i byggeprojekt.dk´s dokumenthåndtering.

At filer versioneres betyder at nye udgaver af en fil, fx en bygningstegnings revision, overskriver de tidligere udgaver af samme fil. De tidligere versioner vil således stadig være tilgængelige, men den umiddelbart tilgængelige filversion vil altid være den seneste og gældende uploadede filversion på projeket. Seneste uploadede filer kan altid ses i filområdet ved klik på projektet navn.

Vigtigt! Vær særlig opmærksom på at filen har samme filnavn som tidligere uploadet filnavn. Undgå derfor fx. at tilføje revisions bogstav, dato eller andet i filnavnet. Disse data bør i stedet indtastes som metadata.

Det vil altid være muligt at downloade eller sende tidligere fil versioner til print. Det er endda muligt at vælge flere filer med forskellige versioner til download eller sende til print.

Alle uploadede versioner er tilgængelige. Vær opmærksom på at slettes en fil, er det samtlige filversioner, der slettes.

6. Udbud

byggeprojekt.dk´s udbud gør det muligt at udsende digitale udbud til valgte underentreprenører i forskellige entrepriser samt digital tilbudsgivning. Følg med fra første dag, se status på procesorienteret udbud, få overblik over tilbud og kvalitetssikring. Såfremt der er genereret et udbud, ændres projektikonet i mappestrukturen til projekt med udbud 

Opret udbud

1. Klik på projektet, der ønske udbud på

2. Højre klik og vælg udbud i genvejsmenuen. Udbudsoversigten for valgte projekt fremgår. Oversigten er tom, indtil første udbud på projektet er lavet. I oversigten kan følgende funktioner anvendes:

 Tilføj udbud
 Rediger udbud (kan også tilgås ved dobbelt klik på eksisterende udbud)
 Slet udbud

Tilføj udbud og udsend til tilbudsgivere

1. Klik Tilføj udbud

2. Angiv titel på udbud

3. Skriv en valgfri tekst besked til de bydende i feltet E-mail tekst i udbud. Denne tekst fremgår nederst i e-mail invitationen til de bydende i det digitale udbud. (Øverst i e-mailinvitation vil fremgå autogenereret tekst med velkomst samt login og password - Preview af e-mailen kan ses inden endelig udsendelse, efter at have klikket Send udbud)

Teksten er valgfri, vi anbefaler dog at indsætte afsender med navn, adresse, mail m.m.. Det er muligt at formatere teksten som ønsket, samt indsætte logo/billede*.

4. Fravælg Digital tilbudsgivning, hvis du ikke ønsker, at bydende kan afgive deres tilbud digitalt via byggeprojekt.dk systemet. Vi anbefaler, at du ikke fravælger denne funktion. Da udbud med digital tilbudsgivning giver struktur og nem håndtering af indkomne tilbud.

5. Administrer entrepriser og vælg med flueben hvilke entrepriser der særligt skal indgå i oprettet udbud. Klik OK for at gemme valgte entrepriser.

Det er muligt at navngive/omdøbe en entreprise fra firmaets database på det gældende udbud. Således at entreprisen stemmer overens med til selve udbudsmaterialets dokumenter og tilbudsliste.

6. Vedhæft filer til udbud. Disse filer fremsendes som link i emailinvitationen til de bydende. Filerne kan udvælges, således at enkelte filer kun udsendes til valgte entrepriser/valgte entreprenører. Hvor andre kan udsendes til alle bydende.

• Klik Administrer filer
• Klik på [ikon] Tilføj vedhæftet fil
• Gennemse og søg efter fil. Klik Upload. Filen fremgår nu i listen.Vælg/markér den ønskede fil for at redigere navnet, samt entreprise i drop-down listen (husk at gemme).
• Klik OK og vedhæftet filer er gemt og udsendes i udbudet

7. De valgte entrerpriser på udbuddet fremgår i oversigten og underentreprenører kan udvælges til at modtage udbuddet. Det er også muligt at Vælge alle underentreprenører i valgte entreprise samt Vælge alle underentreprenører i valgte entrepriser fra databasen.

8. Udbudsindstillinger kan gemmes ved at klikke OK, hvis brugeren ønsker at returnere til udbuddet på et senere tidspunkt.

9. Klik Send emailinvitationer til valgte firmaer. E-mail preview af invitationen fremgår øverst til gennemlæsning. Nederst fremgår alle valgte firmaer til modtagelse af digitale udbud. Udbuddet er nu udsendt og en række andre funktioner i udbudsprofilen er nu tilgængelige.

Status på udbuddet kan løbende følges i udbudsprofilen.

Status fx. 10 af 15 - ( 8 ) : 24aflæses som 10 bydende ud af 15 har accepteret at give tilbud - ( 8 ) har uploadet tilbud. Der findes : 24 mulige firmaer i databasen på valgte entrepriser

 Udbud udsendt til underentreprenør afventer accept eller afståelse af at afgive tilbud.
 Underentreprenør har accepteret at afgive tilbud
 Underentreprenør har afslået at afgive tilbud

Håndtering af indkomne tilbud, Excel-fil, logfiler m.m.

1. I Vis tilbud fremgår indkomne tilbud fra de enkelte bydende. Vælg underentreprenør og dobbelt klik på filen. Filen åbnes. Samme tilbud kan tilgås i underentreprenør oversigtens kolonne Tilbud - klik Vis

2. Download alle tilbud til computeren

• I Download systemet samler alle tilbud og filen navngives efter eget valg
• Vælg Gem i filoverførselsvinduet (eller Åbn hvis du bare vil se filen)
• Vælg Download. Filerne downloades nu til en ZIP fil
• Klik Gem
• Vælg i din stifinder, hvor filen skal gemmes

• Husk, at udpakke ZIP filen (Anvend programmer som winzip eller rar til udpakning se mere under Supplerende hjælpeprogrammer)

• I den udpakkede fil fremgår mapper med underentreprenørernes navne indeholdende de enkelte tilbud . Det er endvidere muligt at anvende de to html-filer: Åben tilbud opdelt i entrepriser.html og Åben tilbud opdelt efter firma.htmltil at åbne alle tilbud. Klik på linkets tilbudsfil og brug webbrowserens tilbageknap for at returnere til oversigten.

3. I Excel-filen fremgår listen over udbuddets underentreprenører.

4. I Logfiler findes alle udbuddet events.

5. Det procesorienterede udbud kan opdateres på Opdater knappen, hvorefter systemet giver et øjebliksbillede af udbuddets gang.

7. Download

Du kan enten vælge at downloade hele mappestrukturen eller at downloade/åbne enkelte filer direkte fra systemet. Download kommandoen pakker alle filer som én ZIP fil. Vælg hvilken type download der ønskes (Individuelt)

Download af hele mappestruktur

Bemærk: Hvis du vælger at downloade en enkelt mappe, downloades også underliggende mapper

1. Klik på den mappe eller projekt, du ønsker at downloade
2. Højreklik på musen
3. Vælg Download i menuen
4. I Download opsætning navngives filen efter eget valg
5. Vælg Download. Filerne downloades nu til en ZIP fil.
6. Vælg Gem i filoverførselsvinduet (eller Åbn hvis du bare vil se filen)
7. Vælg i din stifinder, hvor filen skal gemmes
8. Klik Gem
9. Husk at udpakke ZIP filen (Anvend programmer som winzip eller rar til udpakning se mere under Supplerende hjælpeprogrammer)

Download af flere filer fra samme mappe

1. Klik på den mappe, du ønsker at downloade fra
2. Udvælg de filer, du ønsker at downloade
3. Ved valg af flere filer, hold CTRL-tasten nede og udvælg
4. Ved valg af alle filer, marker med musen på første fil, hold SHIFTtasten nede
5. Vælg  Download i værktøjslinjen eller højre-klik og vælg download
6. I Download opsætning navngives filen efter eget valg
7. Vælg Download. Filerne downloades nu til en ZIP fil.
8. Vælg Gem i filoverførselsvinduet (eller Åbn hvis du bare vil se filen)
9. Vælg i din stifinder, hvor filen skal gemmes
10. Klik Gem
11. Husk at udpakke ZIP filen

Download/åben af enkelte filer

1. Klik på den mappe, du ønsker at downloade fra
2. Udvælg den fil, du ønsker at downloade (højre-klik og vælg download eller dobbelt klik på filen) Filen åbnes.
3. Alternativt kan du vælge Download ikonet i værktøjslinjen
4. Vælg om du ønsker at åbne filen eller gemme den (IE)

8. Send filer til printudbyder

Du kan enten vælge at sende hele projektet, mappen eller at enkelte filer til print. Send til print  og printleverandøren får direkte besked om printjobbet.

Hvilken type printbestilling der ønskes er individuel. Følg nedenstående og send printordre.

Send hele projektets mappestruktur eller mappe til printudbyder

Bemærk: Hvis du vælger at sende en enkelt mappe til print, så sendes også underliggende mapper

1. Klik på projekt eller mappe, du ønsker at sende til printudbyder
2. Højre-klik på musen
3. Vælg send projekt/mappen til print i menuen
4. Udfyld områderne i formular, faktura stiles til og faktura fremsendes til
5. Angiv sagsnavn, nummer og vælg dato for modtagelsen
6. Skriv eventuelle bemærkninger, eksempelvis; afhentes, sendes til flere modtagere, leveres med bud etc.
7. Vælg antal print
8. Klik OK

Send flere filer fra samme mappe til print

1. Klik på den mappe, du ønsker at sende filer til print fra
2. Udvælg de filer, du ønsker at sende til printudbyder
3. Ved valg af flere filer, hold CTRL-tasten nede og udvælg
4. Ved valg af alle filer, marker med musen på første fil, hold SHIFTtasten nede
5. Vælg  i værktøjslinjen eller højre-klik og vælg send filer til print
6. Udfyld områderne i formular, og faktura fremsendes til
7. Angiv sagsnavn, nummer og vælg dato for modtagelsen
8. Skriv eventuelle bemærkninger, eksempelvis: afhentes d.d., sendes til flere modtagere, leveres med bud etc.
9. Vælg antal print
8. Klik OK

Printudbyderen laver ordren og leverer som aftalt.

Ikonet  viser arkiv over tidligere printjobs

9. Inviter bruger til projektet

byggeprojekt.dk registrerer alle brugere i databasen, hvorfor det er muligt at invitere brugere automatisk gennem brugerens allerede registrerede e-mail adresse. Er brugeren ikke oprettet i databasen, kan det oprettes manuelt.

1. Klik på projektet, hvortil bruger ønskes inviteret til.
2. Højre klik og vælg Inviter bruger til projektet i genvejsmenuen.
3. Indtast e-mail og søg efter brugeren i systemet.
4. Findes brugeren i systemet, kan denne inviteres til projekt med et klik på inviter. Vælg også hvilken gruppe brugeren skal tilhøre.
5. Eksisterer e-mail adressen ikke i systemet, så skal brugeren oprettes. Klik Opret bruger
6. Udfyld fornavn og efternavn
7. Udfyld E-mail og check herefter om e-mailens domæne (email@domæne.dk) er registreret i system.
8. Vælg hvilken gruppe brugeren skal tilhøre på valgte projekt.
9. Vælg hvilket sprog brugeren skal modtage email invitationen på.
10. Udfyld og opret korrekt firmanavn for brugeren. Er domænet allerede registreret ved et firma, vælges firmaet blot.
11. Klik inviter

10. Seneste uploadede filer

Ønsker du at finde de seneste uploadede filer på et given projekt, så klik blot på projektnavnet i mappestrukturen og brug linket til seneste uploadede filer. Nedenstående fremgår i højre side af skærmbilledet (filområdet).

Du kan vælge at gå til seneste uploadede filer på valgte projekt

Herfra kan filerne bl.a. åbnes eller sendes til print hos printudbyder.

Ønsker du at vende tilbage til de seneste uploadede filer efter navigation i mappestrukturen - klik blot på projektnavnet igen, og samme link fremgår i filområdet.

11. Gruppeadministration

Firma administratoren kan administrere grupper og firmaets brugere for valgte projekter.

1. Klik Gruppeadministration i hovedmenuen

2. Vælg firma og projekt

 Tilføj Gruppe - udfyld Gruppenavn, Gruppe betegnelse og vælg hvilke rettigheder den enkelte gruppe skal have:

Læse/Download
Skrive/Upload
Rediger mapperettigheder
Rediger/Slet

3. Klik OK

Gruppen er nu oprettet og ses i oversigten.

Husk at vælge gruppe inden brug af nedenstående funktioner:

 Rediger valgte Gruppe
 Slet valgte Gruppe ( Gruppen Brugere og Administratorer kan ikke slettes fra projektet, da disse er fordefineret)
 Administrer firmaets brugere og tilmeld bruger til projektets valgte gruppe.

12. Mapperettigheder for grupper

Rettigheder for den enkelte mappe kan styres ved højre-klik på mappen. Her vælges de enkelte gruppers rettigheder. Ethvert projekt er fordefineret med projekt grupperne Brugere og Administratorer. Rettighederne kan defineres ud fra følgende:

Læse/Download
Skrive/Upload
Rediger/Slet

OBS! Husk at angive samme mapperettigheder for undermapper

Rettighederne sættes af projektadministratorer. Normalt vil alle brugere på projektet have rettigheder til at Læse/downloade dokumenter i alle mapper.

Projektets firma administrator kan oprette flere grupper. Se mere under Gruppeadministration

13. Firmaprofil

Denne sektion henvender sig udelukkende til firma administratorer på byggeprojekt.dk

Firmaprofilen indeholder følgende: Firmalogo, Firmadata, Firmaadresse, Entrepriser, Underentreprenører og Firmabrugere

Firmalogo

Upload firmaets logo på byggeprojekt.dk så systemet fremstår som en del af firmaets identitet.

Upload venligst logo fil i højde 76 pixel og bredde 171 pixels. Filen skaleres til denne størrelse. Filformatet skal være gif eller png.

1. Klik på firmalogo
2. Klik upload logo
3. Gennemse og vælg logo fil. Klik upload. Logofilen fremgår herefter i vieweren.
4. Klik OK logoet er nu registeret øverst i venstre hjørne af skærmen.

Det er muligt, at slette eksisterende logo og erstattes med andet eller helt undlade logo. Undlades at uploade log så vil logofeltet vil være hvidt.

Firmadata

Indtast følgende felter og klik OK

Navn:
Telefon:
Fax:
E-mail:
CVR/SE:
Oprettelsesdato:

Firmaadresse

Det er muligt at tilføje flere adresser, under firmaadressen såfremt firmaet har flere lokaliteter.

 Tilføj adresse - udfyld vejnavn, nummer, postnr. og by
 Rediger valgte adresse
 Slet valgte adresse

Entrepriser

Med licens som firma administrator giver byggeprojekt.dk mulighed for, at opbygge en database, som udelukkende er gældende for det givne firma. Ingen andre kan se data fra denne database. Firmaet har mulighed for, at oprette firmaets særlige entrepriser til brug for udsendelse af digitalt udbudsmateriale på projekter.

 Tilføj entreprise - Udfyld entreprise med fagentreprise ex. VVS, Murer eller Råhus osv.. Eller skriv Hoved- eller Totalentrerprise. Klik OK
 Rediger valgte entreprise
 Slet valgte entrerprise

Alle registrerede entrepriser fremgår i oversigten

Underentreprenører

Databasen kan opbygges manuelt eller ved import af data fra excel fil. Nedenfor ses billede hvor data er importeret.

Når der ændres eller redigeres i databasen skal man være opmærksom på at klikke Gem eller Anvend for, at gemme nye tilføjede underentreprenører eller ændringer i databasen..

Alle registrerede underentreprenører fremgår i oversigten Vis alle. Vælg Mangler tildelt entreprise for at få oversigten over underentreprenører, som ikke har fået tildelt en given entreprise.

Det er muligt at sortere i entrepriser. Vælg en entreprise i drop-down listen og kun firmaer for valgte entreprise fremkommer. Nedenfor ses billeder hvor entrepriser er oprettet og firmaer er knyttet til en entreprise. Dette tilfælde Stillads entreprisen.

Med licens som firma administrator giver byggeprojekt.dk mulighed for, at opbygge en database, som udelukkende er gældende for det givne firma. Ingen andre kan se data fra denne database. Firmaet har mulighed for, at oprette firmaets særlige underentreprenører (underleverandører, entrerprenører eller blot tilbudsgiver) til brug for udsendelse af digitalt udbudsmateriale på projekter.

 Tilføj underentreprenør manuelt

Indtast følgende felter for underentreprenøren

Firmanavn:
E-mail: ( Vær omhyggelig med angivelse af korrekte e-mail adresse)
Telefon:
Fax:
Kontaktperson:
E-mail: ( Vær omhyggelig med angivelse af korrekte e-mail adresse)
Fornavn:
Efternavn:
Mobil/direkte nr:

Vælg hvilket sprog underentreprenøren skal modtage automatiske genererede beskeder fra byggeprojekt.dk systemet på

Ud fra oprettede entrepriser i firmaets database på byggeprojekt.dk kan der vælges, hvilke entrepriser den enkelte underentreprenører skal kunne byde på ved digitalt udbud. Der kan vælges mere end en entreprise, hvis underentreprenøren skal kunne byde på flere entrepriser på samme sag. Indenfor de tekniske fag kan eksempelvis en teknik entreprenør byde på VVS, VEN og EL.

 Rediger valgte underentreprenør
 Slet valgte underentreprenør
Importer data - underentreprenører

Import af data i databasen

Import af data sker via skabelon til indtastning af data. Data kan kopieres fra et andet excel dokument med firma informationer til skabelonen. Herved undgås manuelt indtastning.

Følg vejledning i nederst i dette afsnit

1. Vælg Gennemse for at navigere frem til CSV filen med alle ønskede data.

2. Klik herefter Upload. Herefter ses alle firmaer og data fra CSV filen.

Klik Anvend og alle data vil blive registreret i firmaets underentreprenør database.

Findes firmaets telefonnummer allerede i databasen, så vil data ikke blive registreret på ny. Data registreres ligeledes ikke, hvis felter med emails er tomme.

Listen over ikkeregistreret fremstår nu i vinduet til orientering. Er listen tom, så er alle data importeret i databasen og udvælgelse af entreprise(r) udføres på den enkelte underentreprenør i databasen.

Vejledning til indtastning af data.

Udfyld dine data i excel skabelon og lad overskrifter stå. Overskrifterne er nødvendige for systemets genkendelse af data.

Celler under rød overskrift er påkrævet for import af data på underentrerprenører

For at databasen skal kunne registrerer data korrekt, så er firmaets telefonnummer påkrævet*, samt enten firma email eller kontaktperson email, gerne begge dele**.

* Findes firmaets telefonnummer allerede i databasen, så vil data ikke blive registreret på ny. Redigering af data og udvælgelse af entrepriser gøres manuelt i underentreprenør databasen.

** Ved udsendelse af digitalt udbud sendes invitationen til kontaktpersonens email, såfremt denne er indtastet. Eksisterer kontaktpersonens email adresse ikke så sendes invitationen til indtastede firma email. Hvis email data på et given firma ikke kendes, og firmaet alligevel ønskes registret i databasen, så kan der i email kolonnen tastes email mangler og email adressen kan tilføjes manuelt i systemet efterfølgende når denne kendes.

Det anbefales at udfylde kolonnen kontaktperson, så email invitationen gøres personlig. Det er muligt manuelt, at oprette flere kontaktpersoner på samme firma i underentreprenør databasen.Dog kun muligt at importerer en kontaktperson pr. firma.

Gem data i en semikolonsepareret (CSV) fil

Dataene skal importeres i byggeprojekt.dk i en semikolonsepareret fil (CSV). Det ’semikolonseparerede format’(csv)er en filtype, som indeholder data adskilt med semikolon.

Programmer som fx Excel kan læse disse filer direkte og adskille posterne, så dataene indsættes pænt formateret i et Excel-ark.

Har du indtastet/gemt dataene i fx et Excel-ark, som du vil importere i byggeprojekt.dk, skal du derfor huske at vælge ”CSV (semikolonsepareret)” som filtype for filen.

Sådan gemmer du data som semikolonsepareret (CSV) fil

1. Opret et regneark med de nødvendige data (overskifter skal være i samme rækkefølge som denne skabelon)
2. Gem som .csv. For eksempel i Excel:
3. Klik på Filer > Gem som.
4. Filnavn: Indtast det ønskede navn.
5. Filtype: Vælg CSV (semikolonsepareret)

Export af data i databasen

Det er muligt at exporterer alle data fra underentreprenør databasen.

Vis alle eller vælg den entreprise som ønskes exporteret. Klik Export og excel fil kan åbnes eller gemmes.

Data er entreprise opdelt. Nederst i listen fremgår firmaer, som ikke er tildelt en entreprise. Er firmaer tildelt flere entrepriser, så vil disse fremgå under hver entreprise.

Følgende data fremgår i filen

Entrepriser, Firmanavn, Adresse, Firma email, Postnr, By, Telefon, Fax, Kontaktperson, Mobil, E-mail

Firmabrugere

I firmaprofilen findes en oversigt over firmaets registrerede brugere i systemet.

14. Min profil

Under menuen Min profil bør alle informationer udfyldes. Informationerne er personlige og adressen på brugeren er firmaadressen eller en alternativ adresse, hvis brugerens fysiske arbejdsplads er forskellig fra firmaadressen, såsom byggeplads eller hjemmeadresse.

Adressen under Min profil anvendes automatisk som leveringsadresse ved printforsendelser fra printudbyderen. Denne kan dog manuelt ændres ved enhver printbestilling.

15. Adgang til Byggeprojekt.dk - Login og password

For at kunne logge ind på byggeprojekt.dk skal du være oprettet som bruger på projektet.

Når du bliver inviteret på et projekt, modtager du en invitation pr. mail, som indeholder oplysninger omkring login, samt link til loginformularen på Byggeprojekt.dk

Vi anbefaler, at du ved det første login ændrer dit password i menupunktet ”Min profil” og ”Ændre password”.

16. Glemt password

Glemmer du dit password, kan du få tilsendt et nyt ved at benytte linket ”Glemt dit password” i loginformularen.

Du vil blive bedt om at indtaste dit login ellers vælg e-mail for at gendanne dit password, som sendes til din e-mail.

17. Logfiler

Hvilke oplysninger vises i logfiler (Logbog)?

Du skal være logget på som bruger for at kunne udføre disse trin. Hvis du ikke er logget på som bruger, sker der ingen ændringer for dine logfiler, der gælder for din brugerkonto. Alt afhængig af brugerens rolle vil nogle hændelseslogfiler måske ikke være tilgængelige.

Hændelseslogfilerne er specielle filer, der registrerer væsentlige begivenheder på byggeprojekt.dk, såsom når en bruger logger på systemet, eller når nye filer uploades. Når disse typer af hændelser indtræffer, registreres begivenheden i en hændelseslog, som du kan læse i menuen Logfiler. Avancerede brugere kan finde detaljerne i hændelseslogfiler nyttige.

1. Klik på Logfiler for at finde informationer om logbogens historik.
2. Vælg hvilken Kategori der ønskes
3. Vælg hvilken Type indenfor valgte kategori

Under de to filtermuligheder Kategori og Type fremkommer de seneste 50 log hændelser. Klik på pilen til højre for at se de næste 50.

18. Notifikationer

Under hovedmenu findes menuen Notifikationer. Her kan brugeren vælge hvilke projekter, brugeren ønsker at overvåge. Således at brugeren modtager e-mail beskeder/notifikationer, når nye filer eller reviderede filer uploades på projektet.

1. Klik på Notifikationer i hovedmenuen
2. Tilmeld at modtage e-mail på valgte projekter. Dette kan fravælges, eksempelvis hvis brugeren er på ferie og ikke ønsker overvågning i en periode.
3. Vælg med flueben det projekt, der ønskes overvågning på
4. Klik gem. Indstillingerne er nu gemt.

Ønsker brugeren at afmelde overvågning, gøres dette ved at fravælge flueben i projektoversigten.

Som standard modtager alle brugere e-mail notifikationer, hvis den enkelte bruger er registeret på projektet.

19. Mine projekter

Under hovedmenu findes menuen Mine projekter. Her kan brugeren vælge hvilke projekter, som ønskes vist i sit projektområde (kun visuelt). Hvis brugeren har mange projekter, så er det muligt at skjule projekter for at give et bedre overblik i projektområdet med mappestrukturen.

Vælg de ønskede projekter. Klik Gemog kun ønskede projekter er synlige for brugeren. Dette gælder kun for den enkelte bruger og ikke andre brugere på projektet.

20. Avanceret søgning

 Avanceret søgning giver brugeren mulighed for at søge efter dokumenter eller tegninger i alle brugerens projekter.

1. Søg fil: Skriv filnavn eller dele af filnavnet i feltet
2. Søg sti: Vælg projekt. Det er også muligt at søge i alle projekter
3. Søg dato: Vælg en bestemt periode, filen er fra, eller vælg søg i alle datoer.
4. Klik Søg

Søgeresultater fremkommer listet i oversigten. Dobbelt klik på den ønskede fil. Herefter leder systemet dig direkte til den ønskede fil i mappestrukturen.

21. Vis mappestruktur

Ønsker brugeren at få et overblik over mappestrukturen, måske i forbindelse med projektering af projektet eller lign., kan dette gøre ved højre-klik på projektet og vælge Vis mappestruktur.

Her findes også en printvenlig version af mappestrukturen.

22. Vejledninger

Som firma- og udbudsadministrator kan du her downloade en PDF vejledning der kan hjælpe dig ifm. oprettelse af udbud og prækvalifikation.
Klik her for at hente vejledning til oprettelse af udbud.
Klik her for at hente vejledning til oprettelse af prækvalifikation.